Terugmelding niet tijdig afgehandeld (>18 maanden)

Wat wordt er gerapporteerd?

Voor een terugmelding op de BGT geldt een termijn van 18 maanden waarbinnen de terugmelding uiterlijk afgehandeld moet zijn. Terugmeldingen welke niet binnen 18 maanden zijn afgehandeld worden met deze indicator gerapporteerd.

Het percentage in deze indicator wordt bepaald door op peildatum (1e van de maand) het aantal terugmeldingen die niet binnen 18 maanden is afgehandeld af te zetten tegen het totaal aantal terugmeldingen van de betreffende Bronhouder. Een terugmelding op een BGT-object kent de volgende status-groepen (en statussen):

• Open = Nieuw

  In onderzoek

  Goedgekeurd, ingepland bij bronhouder

• Gesloten = Afgerond

  Afgewezen

  Doorgestuurd naar andere basisregistratie

(Terugmeldingen die gesloten zijn, worden 60 dagen nadat ze gesloten zijn niet meegenomen in de selectie.)

Het percentage voor het correcte aantal terugmeldingen wordt berekend middels de formule:
(Aantal open terugmeldingen > 18 maanden) / Aantal open en gesloten terugmeldingen_

Hoe kan het resultaat gecorrigeerd worden?

De situatie kan worden hersteld door de terugmelding alsnog op te pakken en deze zo snel mogelijk af te handelen. Eventueel kan de situatie worden hersteld door de terugmelding alsnog op te pakken in het TMS en deze van de juiste status te voorzien.

Hoe kan het resultaat worden voorkomen?

Deze situaties kunnen worden voorkomen door terugmeldingen zo snel mogelijk op te pakken nadat de terugmelding gedaan is. Dan moet het mogelijk zijn om de terugmelding binnen 18 maanden af te handelen. Het niet onmiddelijk oppaken blijkt er in de praktijk voor te zorgen dat de terugmelding 'vergeten' wordt. Door middel van deze indicator wordt men er dan weer op gewezen. Zeker wanneer men de terugmelding laat liggen tot de jaarlijkse fotokartering is dit gevaar aanwezig.

Naast het oppakken van de terugmelding is het ook van groot belang dat na de verwerking van de terugmelding ook het administratieve proces in TMS niet vergeten wordt. Bedoeld wordt dat de terugmelding al lang is afgehandeld maar dat de status van de terugmelding in het TMS nog niet is aangepast.

Speciale aandacht is er ook nodig indien het afhandelen van terugmeldingen wordt uitbesteed aan een derde partij. In de praktijk blijkt dat er niet altijd is afgesproken welke partij de terugmelding in het TMS moet afhandelen en doen beiden het niet.